書類選考を行う目的とは？

採用活動は会社の発展を考える上で非常に重要です。採用候補者の経験や能力、成長のポテンシャルを見極めるために行われるのが書類選考です。

日本では、専門学生や大学生が新卒として就職することが一般的なため、採用活動の中でも新卒採用の市場は大きいという特徴をもっています。また、リクルートキャリアの調査によると、書類選考の実施率は78.6%であり、書類選考の重要性も伺えます。

出典元『リクルートキャリア』就職白書2023

しかし、書類選考を行う目的が明確でないと優秀な採用候補者を逃し、採用活動も長引いてしまいます。ここでは、書類選考実施の主な目的を2つ紹介していきます。

面接する候補者を絞る

採用活動を行う人事担当者にとって、面接する候補者を適格に絞り込むことは非常に重要です。

• 応募条件を満たしているか
• 文章作成の能力があり、かつ自分の言葉で書かれているか
• 読み手に配慮されているか　など

書類選考の見極めは、上記のような人柄や価値観などの「定量化できない性質」の評価を行いながら面接する候補者を絞り、採用プロセスを効果的に進めることが重要となってきます。

採用活動の効率化

人事担当者にとって、優秀な人材を採用することはもちろん、効率的な採用活動も課題となることがあります。

以下、リクルートキャリアの調査では、2023年新卒採用における課題として「採用に係る人員数」「採用に係る労働時間」「採用に係るコスト」が上位に挙げられています。

出典元『リクルートキャリア』就職白書2023

また、以下マイナビの調査によると、内定者1人あたりのエントリーシート提出数は16.4件であることがわかっています。人事担当者は内定者1人を決めるためには、16人以上ものエントリーシートを読み、選考判断を行わなければなりません。

出典元『マイナビ』2023年卒企業新卒内定状況調査

書類選考を行う前に準備すること

書類選考を実施する前に、会社が準備すべき項目2つを解説します。

評価基準シートの作成

書類選考を行う前に準備すべき項目の一つ目は評価基準シートの作成です。評価基準シートは、採用候補者の応募書類や情報を評価するための基準やポイントを整理したものです。シートを作成することで、人事部で一貫した基準で採用候補者を評価できます。

逆に評価基準シートが作成されていないと、書類選考の基準が人によってバラバラになったり、感覚で判断することになったりして、優秀な人材を逃すことになります。

評価基準シートには、書類で評価する項目や基準を明確に記載したものを作成しましょう。具体的な評価項目例は以下の通りです。

• 誤字脱字はないか
• 年月の表記が正しいか
• 自分の言葉で書かれているか（コピペされていないか）
• 読み手に伝わる文章を意識して書いているか
• 必須項目（名前や学歴・職歴など）はしっかりと書かれているか
• 数値などを含め定量的な表現ができているか　など

〇×だけで評価せず、各項目ごとに点数を設定して通過の基準を設けることで、より公平な評価が可能です。

人材要件の設定

書類選考を行う前に、人材要件も明確に設定しましょう。人材要件とは、企業が求める従業員に必要な能力や特性、スキルなどの条件のことを指します。

人材要件を明確に定義することで「学歴が良いから」「大手企業に勤めた経験があるから」「難しい資格を取得している」など、なんとなく良さそうな人材を通過させるのではなく、より適格な評価基準から人材を通過させるための指針となります。

人材要件を設定する際には、配属先や担当業務で必要とされる内容やスキルなどを考慮すると、より自社が求める要件に近い人材を採用できます。

例えば、事務職の新卒採用であれば「MUST：Excel・Wordの基礎スキル」「WANT：事務職のアルバイト経験」などを、営業職の中途採用であれば「MUST：営業経験3年以上」「WANT：BtoB商材の営業経験」など、書類選考で確認すべきポイントを明確に決めておくと良いでしょう。

書類選考で見るべきポイントと基準

書類選考で見るべき情報は、書類選考の目的や自社で定める評価ポイントをもとに判断していくことが重要です。

しかし、人材を見極めるうえでどこの情報を見るべきか、目安が知りたいという方もいると思います。ここでは、書類選考で必ず見ておきたい情報を3つ紹介していきます。

文書作成能力・最低限のビジネスマナー

最低限のビジネスマナーや文章作成能力があるかを書類選考でチェックしましょう。

例えば、最低限のマナーであれば誤字脱字がないか、写真はきちんと貼られているか、学歴の年号はあっているかです。細かい部分を確認すれば、大事な書類を注意深く確認する性格かを判断することができます。

また、文章作成能力であれば簡潔で読み手にもわかりやすく書かれているかを基準にすると良いでしょう。どの会社に入社しても社内や社外問わず、多くの方と接する機会が増えるため、相手に配慮できないと仕事が思うように進行しなかったり、トラブルが発生したりすることもあります。

新卒の場合は社会人経験がないため、最低限のマナー・配慮ができる人材かを書類選考基準に設けて判断するのも良いでしょう。

自己PR・志望動機

採用候補者が自由に内容を記入できる自己PRと、志望動機も書類選考では必須のチェックポイントです。志望動機と自己PRが説得力もあり、しっかりと記入されていれば、自社への志望度・やる気・自社への理解などが高いと判断することができます。

最近ではネットサーフィンやSNSで探せば「志望動機・自己PRの書き方」や「テンプレート」を簡単に見つけることができます。そのため、評価基準は自分の言葉で書かれた自己PR・志望動機かをしっかりチェックしましょう。どこにでもありそうな内容や、使いまわしできそうな内容が書かれている場合は、志望度が低い可能性があります。

資格・免許

書類選考において資格・免許の有無も重要なチェックポイントです。

書類だけでは採用候補者の細かな人柄や性格、コミュニケーション能力といった定性的な要素の見極めは難しいため、資格・免許で定量的な評価を行うことで「優秀な人材の確保」「採用プロセスの効率化」にもつながります。

採用要件を定義する際に、資格や免許に「MUST（必須条件）」や「WANT（希望条件）」といった具体的なラベリングを付けましょう。

例えば、TOEICスコアを基準に英語能力を評価する場合「450点以下は書類選考で弾く（MUST：必須条件）」「600点以上は優先的に採用する（WANT：希望条件）」など、具体的な基準を設けることで資格を適切に評価できます。

また、新卒採用の場合はエントリーシートで具体的な質問を通じて、応募者の論理的思考力や企業理念への理解を確認することで、資格・面鏡の評価と合わせて総合的なポイントで候補者を評価できます。

書類選考の評価基準で意識すべき注意点

書類選考の基準を定める際は「就職差別」にあたる項目がないか、新卒採用・中途採用問わず入念にチェックしましょう。特に厚生労働省の「採用選考時に配慮すべき項目」は必ず確認し、就職差別にならない評価基準を設けることが重要です。

（a）本人に責任のない事項の把握

• 本籍・出生地に関すること
• 住宅状況に関すること
• 家族に関すること
• 生活環境・家庭環境などに関すること

（ｂ）本来自由であるべき事項（思想・信条にかかわること）の把握

• 宗教に関すること
• 人生観・生活信条などに関すること
• 思想に関すること
• 購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること
• 支持政党に関することの把握
• 尊敬する人物に関すること
• 労働組合（加入状況や活動歴など）、学生運動などの社会運動に関すること

引用元『厚生労働省』採用選考時に配慮すべき事項

上記は一部分ですので、「採用選考時に配慮すべき事項」を確認して書類選考の基準に設けなないように注意しましょう。書類選考では評価項目に設けていなくても、面接で「家族構成は？」「影響を受けた人物または書籍は？」などをうっかり聞いてしまうと就職差別にあたります。面接の評価基準にも設定しないように注意しましょう。

書類選考で「数字だけではわからない魅力」を見抜く方法

会社の従業員を増やしていくためには、まず応募数を集める必要があります。

しかし、応募が増加すると書類選考の工数が多くなるため、社内で設けている確認項目や数字・スキルで判断されがちで、採用候補者の人柄などの定性的な要素を見落としてしまいます。

書類選考を効果的に進めるためには、履歴書やエントリーシートのみの判断だけでなく、性格の適性検査を組み合わせて、入社後のミスマッチや早期離職を防ぐための工夫が必要です。ここでは、書類選考と組み合わせることで自社にマッチする人材を効率良く見極める方法を目的別に紹介していきます。

数値化しやすい「能力検査」を活用する

書類選考の段階で「学力」「能力」「思考力」を確認したい場合は「能力検査」を活用すると、客観的な評価ができます。

ちなみに「能力検査」とは個人の能力やスキル面を測る検査のことです。主に「基礎学力」「一般常識」「思考能力」などの項目を定量的に測定します。

新卒の選考でも使用されている有名な「能力検査」は、以下です。

• SPI3：応募者の資質を総合的に把握する能力検査
• GAB：新卒採用に多い総合職で活用されることを想定した能力検査
• HCi-ab：新卒採用・中途採用の両方で活用されている検査で基礎能力を診断

応募者の人柄を可視化する「性格適性検査」を活用する

採用活用を行う中で「主体的な人がほしい」「穏やかな人がほしい」「協調性がある人がほしい」といった人柄を重視している企業も多いと思います。

採用候補者の「人柄や性格」「価値観」「自社とのマッチング度」を測る場合は「性格適性検査」の活用がおすすめです。

書類と性格適性検査で測定したデータを併用することで、採用後の配属やキャリアパスに活かすことができ、入社後の満足度・定着率向上を図れます。書類選考時に性格適性検査を導入することで、書類選考の効率化だけでなく、入社後の早期離職を含めた採用活動自体の効率化が行えます。

現在、選考で活用されている「性格適性検査」は以下です。

• Compass：個人の選定的な資質、欲求、思考のタイプなどを測定
• DIST：ストレスの要因・耐性と対処方法を診断
• DPI：パーソナリティ特性の「態度能力」と「適性職務」を診断

「性格適性検査」の活用が増えている

近年「自社の社風に合うか」「部署のカラーと合うか」といった入社後のマッチングを図るために、書類選考と性格適性検査を併用する企業も増えています。その理由は新卒採用者の「早期離職を防止」するためです。

以下、UZUZが第二新卒を対象とした調査を見てみましょう。

出典元『UZUZ』【調査リリース】転職希望者は年末年始に急増｜20代の「第二新卒」に聞いた転職活動事情

早期離職の理由で「人間関係が良くなかった」「社風が合わなかった」が、上位に挙げられていることがわかります。せっかく苦労して採用しても離職されたのでは、採用にかけたコストや時間も無駄になってしまいます。

AI技術を活用した"性格適性検査"も増えている

「能力検査×適性検査」「資質×欲求×思考を計測」「パーソナリティ特性と適性職務」など、いまや性格適性検査の種類も豊富です。

最近は「最新のAI×心理学」を用いた性格適性検査も登場し、採用候補者と社風の相性を測定することを目的に選考で活用されています。

書類選考では学歴や職歴、自己PRなどから一定の情報を得ることはできますが、性格や価値観、行動特性などの内面的な要素はなかなか把握しにくいものです。面接を実施しても、限られた時間の中で採用候補者の本性を完璧に見抜くことは難しいといえるでしょう。

しかし、AIが搭載された性格適性検査を活用することで、採用候補者の性格や行動特性を客観的に測定・評価することが可能となります。これにより、採用候補者の隠れた性格特性を把握し、会社の社風やメンバーとの相性を客観的に判断することができます。

AIが搭載された性格適性検査を活用することで、従来の採用手法では見えなかった内面的な要素も評価できるようになりました。能力やポテンシャルだけでなく内面的な要素や自社との相性など、総合的に評価し企業はより自社にマッチした人材の採用が可能となります。

弊社ミツカリも「AI×社会心理学」を用いた性格適性検査を提供している会社の一つです。新卒者の性格・価値観を把握することはもちろん、社風や部署・メンバーとの相性、適職なども計測できるので、採用から適材適所の配属など、多くの企業様にご利用いただいています。

無料トライアルも実施中ですので、自社にマッチした人材を採用したい企業様は、以下よりサービスサイトをぜひご確認ください。

採用候補者の人柄や自社との相性も計測できるHRTechツール

「ミツカリ」は性格適性検査とエンゲージメントサーベイを用いたHRTechツールです。

約10分の性格適性検査を受検いただくことで、採用候補者の性格・価値観・志向性などを可視化できます。

「自社の社風にマッチした人材を採用したい」「ポテンシャルや価値観など人柄採用をしたい」など、書類や面接では見抜けない選考基準を設けて採用したい企業様にご利用いただいています。

ここでは、書類選考に活用できる代表的な機能を紹介します。

部署やメンバーとの相性を可視化

従業員にも性格適性検査を受検してもらうことで、採用候補者と社風・部署との相性が数値化され「自社の社風に合うか」「部署のカラーと合うか」がわかります。

また、以下のように性格・価値観などが近い従業員も確認できる機能も搭載しています。

相性の良い先輩を入社後のメンターとして選定することで「内定者との良好な人間関係構築」「相手の人柄に適した好ましい接し方」など、内定者の口説きや入社後のフォローにも利用でき、内定辞退率や早期離職率の改善にも活用できます。

導入企業様の中には「会社全体との相性や、配属予定先の部署との相性が一定数値以下であれば採用しない」ような使い方をしたことで、離職率が大幅に減少した事例もあります。

社風や部署との相性を書類選考の基準に活用することで、採用候補者の早期離職の問題を防ぐことも可能です。

性格や価値観、適職の把握

性格適性検査の結果シートでは、人物像や性格の特徴を直感的に把握できます。また、性格・価値観をベースに、採用候補者の適職も把握できます。特に総合職が多い新卒採用では、配属先を決める際の判断材料にすることも可能です。

入社後はサーベイ機能で隠れた感情を数値化

性格適性検査を併用してエンゲージメントサーベイもご活用いただけます。7問約1分のエンゲージメントサーベイを実施することで「エンゲージメント」「報酬」「コミュニケーション」「職務適正」「人間関係」の5つの項目を計測できます。

定期的にサーベイを実施することで変化を比較できます。数値が下がった場合は、1on1など早めに対策をして離職を防止することが可能です。

他にも採用・配属・マネジメントなどに活用できる機能を多数用意しています。無料トライアルも実施中ですので「採用候補者の内面も評価して自社にマッチした人材を採用したい」と考えている企業様は、ぜひこの機会にご検討いただけますと幸いです。

書類選考で絞り込みたい応募者を明確にしよう

書類選考は応募者の学歴や職歴、スキル、志望度などの基本的な情報から選考するには有効な手段といえます。しかし、書類に書かれている情報だけで判断しては、自社に合う優秀な人材を逃すことにもつながります。

まずは自社の中で、書類選考ではどんな項目で絞り込みを行いたい（面接数を削減したい）のかを明確にしてから応募者を選定しましょう。書類選考の採用活動を効率化させるだけでなく、入社後のマッチング度や定着率向上も重視する場合は、書類選考と一緒に性格適性検査も併用すると採用活動全体の効率化を図ることにつながります。

ぜひ、弊社のミツカリサービスも含め、他の企業が展開している「性格適性検査」サービスも比較・検討してみてくださいね。